Reunião de alinhamento
As reuniões de alinhamento são cada vez mais essenciais para manter todos os colaboradores informados e alinhados com os objetivos e estratégias da sua empresa.
Portanto, são essas reuniões que vão definir parâmetros e coordenar atividades diárias, melhorar a comunicação interna e garantir a consistência em todas as áreas do seu negócio.
Neste contexto, você vai poder entender mais sobre como fazer essas reuniões.
Preparação e planejamento detalhado
Quanto à preparação e planejamento, a chave para uma reunião de alinhamento ser bem sucedida começa com um planejamento antecipado por parte do gestor e de seus líderes. Isso inclui definir: tópicos que devem ser discutidos, questões que precisam de aprovação, apresentação de dados relevantes, estabelecimento de metas e preparação de informações a serem comunicadas aos colaboradores.
Estrutura eficiente para reuniões de alinhamento
Quanto vale o seu tempo? A eficiência no tempo é crucial na hora de fazer uma boa reunião de alinhamento. A pessoa designada a ser o facilitador deve manter a reunião focada, evitar divagações e respeitar os horários de início, pautas pré-estabelecidas e término. Dessa forma, é possível assegurar que todos os tópicos sejam abordados e discutidos.
Estabelecimento de indicadores de desempenho e objetivo
Além disso, definir indicadores de desempenho de prazo ajuda a manter a equipe focada, e o objetivo claro da reunião. Os indicadores de desempenho e os objetivos devem ser claros, mensuráveis e alinhados com a pauta da reunião.
Vale ressaltar também que é importante acompanhar de forma regular esses indicadores, já que isso garante que a equipe esteja constantemente informada sobre o progresso e os próximos passos.
Promova uma comunicação transparente
Dedicar um tempo para conversar e esclarecer dúvidas durante a reunião de alinhamentos é crucial para que ela seja mais efetiva. Isso não só ajuda a evitar mal-entendidos, como também encoraja a interação e o engajamento de toda a sua equipe para que eles se sintam acolhidos e em um ambiente de trabalho mais colaborativo.
Regularidade nas reuniões para manter o alinhamento
Uma pergunta que sempre surge é: com quem frequência eu devo manter as reuniões de alinhamento?
A resposta é que essa frequência deve ser ajustada conforme a necessidade da equipe e dos objetivos da organização, afinal, isso vai ajudar a manter um equilíbrio entre a constância necessária para o alinhamento e a eficiência operacional da empresa.
Nossa sugestão é que sejam reuniões curtas semanais, de 30min a 1h, diária de 15min, e, conforme sua análise, as reuniões podem ser quinzenais. A reunião que não pode faltar é a reunião de análise de resultados do mês passado e de início de um novo mês. Essa reunião flui melhor no início do mês.
Diferentes tipos de reuniões de alinhamento
As reuniões de alinhamento podem variar conforme o propósito, por exemplo: tomada de decisões, informativas, de feedbacks, brainstorming ou de apresentação de resultados.
Cada tipo de reunião atende diferentes necessidades da sua equipe, pois isso contribui para o alinhamento geral dos seus objetivos.
Quando você perceber que um colaborador demostrou um sentimento (dúvida, raiva, cansaço…) diferente do time durante a reunião, ou simplesmente não se manifestou, aqui exige uma reunião de alinhamento individual. Após a reunião, convide-o para um café na sua mesa, e pergunte se está tudo bem. Ao perguntar, esteja disposto a escutar! Assim, é possível criar uma conexão maior.
Aproveite para ler também o nosso artigo sobre “Estruturação de negócios: caminho para uma gestão de resultados”.
Certamente, esse alinhamento interno em uma empresa é vital para prevenir problemas, fortalecer a equipe, melhorar processos internos e externos, além de elevar o desempenho e o clima organizacional.
Reuniões de alinhamento eficazes são fundamentais para o sucesso e a coesão das franquias. Elas garantem que todos os envolvidos estejam cientes e comprometidos com os objetivos e estratégias da empresa.
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Alessandra Rech Tortelli é CEO da Conex Negócios, graduada em Administração possui MBA em Gestão de Varejo, Gestão de Franquias e Varejo Omnichannel. Trabalhou como consultora interna e gerente de grandes empresas, como: Tintas Renner, Arezzo, Portobello Shop, Mormaii, Confecções Brandili etc, em 2010 fundou a Conex Negócios, empresa de consultoria focada em Estruturação e Expansão de Empresas, também é palestrante, professora e idealizadora da startup ConexHub. A Alessandra adora desafios e estar conectada com empreendedores, promovendo trocas, experiências e conhecimento. Ela acredito que todos estamos interligados, que o desafio de um, é o desafio de todos!
